Materia de estudio
Resumen del tema con citas literales de la normativa oficial. Lee los apuntes y luego pon a prueba lo que has aprendido en el test.
El tema d’ofimàtica bàsica és un dels temes pràctics del temari de l’Auxiliar Administratiu de la CAIB. Les preguntes de test se centren en funcionalitats concretes dels programes ofimàtics, en la terminologia tècnica i en el marc legal que regula l’ús d’eines digitals en l’Administració pública. Conèixer bé la normativa sobre seu electrònica, correu electrònic i protecció de dades és imprescindible per superar les preguntes d’aplicació normativa.
Marc normatiu
Les eines ofimàtiques en l’Administració pública no són simples instruments tècnics: estan subjectes a un conjunt de normes que regulen el seu ús, la seguretat de les dades i les comunicacions electròniques.
- Llei 39/2015, d’1 d’octubre (LPACAP): regula el procediment administratiu i l’ús de mitjans electrònics en les relacions entre ciutadans i Administració.
- Llei 40/2015, d’1 d’octubre (LRJSP): regula el règim intern del sector públic i les relacions entre administracions.
- Reial Decret 203/2021, de 30 de març: desenvolupa reglamentàriament l’actuació electrònica del sector públic.
- Reglament (UE) 2016/679 (RGPD): norma europea de referència en protecció de dades personals.
- Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre (LOPDGDD): adapta el RGPD a l’ordenament espanyol i reconeix drets digitals.
Processadors de textos
Concepte i funcions bàsiques
Un processador de textos és una aplicació informàtica que permet crear, editar, formatar, desar i imprimir documents de text. Les funcions bàsiques inclouen:
- Edició: inserir, esborrar, copiar, tallar i enganxar text.
- Format de caràcter: tipus de lletra (font), mida, negreta, cursiva, subratllat, color.
- Format de paràgraf: alineació (esquerra, dreta, centrada, justificada), sagnats, interlineat, espais entre paràgrafs.
- Format de pàgina: marges, orientació (vertical/horitzontal), mida del paper, capçaleres i peus de pàgina, numeració.
- Taules: inserció i edició de taules amb files i columnes.
- Corrector ortogràfic i gramatical: detecció automàtica d’errors.
- Combinació de correspondència (combinació de correu): fusió d’un document base amb una base de dades per generar documents personalitzats en sèrie.
Formats de fitxer habituals
- .docx: format propietari de Microsoft Word (estàndard de facto).
- .odt: format obert OpenDocument Text, usat per LibreOffice Writer.
- .pdf: format de document portàtil, no editable per defecte; recomanat per a documents definitius i comunicacions oficials.
- .txt: text pla, sense format.
Dreceres de teclat més preguntades
- Ctrl + C: copiar
- Ctrl + X: tallar
- Ctrl + V: enganxar
- Ctrl + Z: desfer
- Ctrl + G (o Ctrl + S en anglès): desar
- Ctrl + P: imprimir
- Ctrl + B (o Ctrl + N en alguns programes): negreta
- Ctrl + F: cercar
Fulls de càlcul
Concepte i estructura
Un full de càlcul és una aplicació que organitza les dades en una quadrícula de files (numerades: 1, 2, 3…) i columnes (identificades per lletres: A, B, C…). La intersecció d’una fila i una columna s’anomena cel·la, identificada per la combinació lletra-número (p. ex., A1, B3).
Un fitxer de full de càlcul pot contenir múltiples fulls (pestanyes), que formen un llibre de treball.
Tipus de dades en una cel·la
- Text (alfanumèric): s’alinea a l’esquerra per defecte.
- Número: s’alinea a la dreta per defecte.
- Data i hora: tractades internament com a números.
- Fórmules: comencen sempre amb el signe =.
Fórmules i funcions bàsiques
- =SUMA(A1:A10): suma el rang de cel·les d’A1 a A10.
- =MITJANA(A1:A10) / =PROMEDIO(A1:A10): calcula la mitjana aritmètica.
- =MAX(A1:A10) / =MIN(A1:A10): valor màxim i mínim d’un rang.
- =COMPTA(A1:A10) / =CONTAR(A1:A10): compta cel·les amb números.
- =SI(condició;valor_si_cert;valor_si_fals): funció condicional.
Referència absoluta vs. relativa
- Referència relativa (A1): s’ajusta automàticament en copiar la fórmula.
- Referència absoluta ($A$1): no canvia en copiar la fórmula. El símbol $ fixa la fila, la columna o ambdues.
Formats de fitxer
- .xlsx: Microsoft Excel.
- .ods: OpenDocument Spreadsheet (LibreOffice Calc).
- .csv: valors separats per comes; format d’intercanvi de dades sense format.
Bases de dades
Concepte
Una base de dades és un conjunt organitzat d’informació estructurada que permet emmagatzemar, cercar, filtrar i gestionar grans volums de dades. En ofimàtica bàsica s’utilitzen gestors com Microsoft Access o LibreOffice Base.
Elements bàsics
- Taula: estructura fonamental; organitza les dades en files (registres) i columnes (camps).
- Registre: cada fila de la taula; representa un element (p. ex., un empleat).
- Camp: cada columna; representa un atribut (p. ex., nom, DNI, data de naixement).
- Clau primària (clau principal): camp o conjunt de camps que identifica de manera única cada registre. No pot repetir-se ni estar buit.
- Consulta: operació que permet seleccionar i filtrar registres segons criteris.
- Formulari: interfície per introduir i visualitzar dades d’una manera més amigable.
- Informe: presentació formatada de les dades per a impressió o exportació.
Protecció de dades en bases de dades administratives
Quan una base de dades conté dades personals, s’aplica el RGPD (Reglament UE 2016/679) i la LOPDGDD (LO 3/2018). L’art. 5 del RGPD estableix els principis del tractament: licitud, lleialtat, transparència, limitació de la finalitat, minimització de dades, exactitud, limitació del termini de conservació, integritat i confidencialitat. L’art. 6 del RGPD regula les bases jurídiques que legitimen el tractament.
Correu electrònic
Concepte i estructura d’una adreça
El correu electrònic (e-mail) és un sistema de comunicació digital asíncrona. Una adreça de correu té l’estructura: nom_usuari@domini (p. ex., [email protected]).
Elements d’un missatge
- De (From): remitent.
- Per a (To): destinatari o destinataris principals.
- CC (Còpia carbó): destinataris que reben còpia; tots els destinataris poden veure qui hi és.
- CCO / BCC (Còpia carbó oculta): destinataris ocults; cap destinatari veu les adreces en CCO.
- Assumpte (Subject): títol breu del missatge.
- Cos del missatge: contingut.
- Fitxer adjunt (attachment): arxiu annexat al missatge.
Correu electrònic en l’Administració
L’art. 14 de la Llei 39/2015 estableix l’obligació de relacionar-se electrònicament amb l’Administració per a determinats subjectes (persones jurídiques, entitats sense personalitat jurídica, professionals col·legiats, empleats públics en l’exercici de les seves funcions, entre d’altres).
El Reial Decret 203/2021 regula el funcionament de la seu electrònica, el registre electrònic i les notificacions electròniques. L’art. 41 de la Llei 39/2015 regula les notificacions electròniques, que es practiquen preferentment a través de la seu electrònica o la direcció electrònica habilitada única (DEHú).
Seguretat i bones pràctiques
- No obrir fitxers adjunts de remitents desconeguts (phishing, malware).
- No enviar dades personals sensibles per correu sense xifrat.
- Ús de CCO quan s’envien missatges a múltiples destinataris externs per preservar la privacitat de les adreces (principi de minimització, art. 5 RGPD).
- Els correus electrònics amb dades personals estan subjectes al RGPD i a la LOPDGDD.
Dades numèriques i terminis que més es pregunten
- La Llei 39/2015 va entrar en vigor l’2 d’octubre de 2016 (un any després de la publicació).
- La Llei 40/2015 va entrar en vigor l’2 d’octubre de 2016.
- El RGPD és aplicable des del 25 de maig de 2018.
- La LOPDGDD va ser publicada al BOE el 6 de desembre de 2018.
- El RD 203/2021 va ser publicat al BOE el 2 d’abril de 2021.
Errors típics de l’opositor
- Confondre CC (còpia visible) amb CCO (còpia oculta): en CC tots els destinataris veuen les adreces dels altres; en CCO, no.
- Confondre registre (fila) amb camp (columna) en bases de dades.
- Creure que qualsevol ciutadà té l’obligació de relacionar-se electrònicament: l’art. 14 de la Llei 39/2015 només imposa aquesta obligació a determinats subjectes, no a les persones físiques en general.
- Confondre referència absoluta ($A$1) amb relativa (A1): la relativa canvia en copiar; l’absoluta no.
- Pensar que el format .csv conserva el format visual del full de càlcul: és text pla, sense format ni fórmules.
Trucs mnemotècnics
- CC / CCO: pensa en una carta en paper. La “còpia carbó” deixa veure a qui va. La “còpia carbó oculta” amaga el destinatari, com un sobre tancat.
- Clau primària: és com el DNI d’un registre: únic, obligatori, no repetible.
- Referència absoluta = $: el signe $ “ancora” la cel·la, com un àncora que no es mou.
- Fórmula = sempre comença per =: sense el signe igual, el programa ho tracta com a text.
- RGPD en vigor = 25 de maig de 2018: recorda “25-M” com el 25 de maig, Dia de l’Àfrica, any 2018.
- Lleis 39 i 40 / 2015, en vigor l’1 d’octubre + 1 any = 2 d’octubre de 2016: les dues lleis entren en vigor el mateix dia, un any després.