Materia de estudio
Resumen de repaso redactado con ayuda de IA a partir de la normativa del tema. Ante cualquier duda, manda el texto publicado en el diario oficial.
El Tema 33 connecta directament amb la transformació digital de l’Administració pública. Per a l’oposició d’Auxiliar Administratiu de la CAIB, és imprescindible conèixer les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) que despleguen el Reial Decret 4/2010 (ENI), ja que regulen com es creen, gestionen i conserven els documents i expedients electrònics en el dia a dia administratiu.
Marc normatiu
- Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual s’aprova l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI). És la norma marc que habilita les NTI.
- Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques (LPACAP). Estableix l’obligació d’actuar per mitjans electrònics i regula el document i l’expedient electrònic.
- Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI): aprovades per Resolucions de la Secretaria d’Estat per a la Funció Pública, la majoria de 19 de juliol de 2011, i una de 28 de juny de 2012.
Les NTI aplicables a aquest tema són:
- NTI de Document Electrònic (Resolució de 19 de juliol de 2011)
- NTI d’Expedient Electrònic (Resolució de 19 de juliol de 2011)
- NTI de Digitalització de Documents (Resolució de 19 de juliol de 2011)
- NTI de Procediments de Copiat Autèntic i Conversió (Resolució de 19 de juliol de 2011)
- NTI de Catàleg d’Estàndards (Resolució de 19 de juliol de 2011, actualitzada)
- NTI de Política de Gestió de Documents Electrònics (Resolució de 28 de juny de 2012)
El document electrònic
Definició i components
La NTI de Document Electrònic defineix el document electrònic administratiu com la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic, generada o rebuda per una Administració pública en l’exercici de les seves funcions.
Un document electrònic es compon de:
- Contingut: les dades o informació pròpiament dita.
- Signatura electrònica (quan escaigui): garanteix autenticitat i integritat.
- Metadades: dades que descriuen el document i en faciliten la gestió, recuperació i conservació.
Metadades mínimes obligatòries
La NTI de Document Electrònic estableix un conjunt mínim de metadades que tot document electrònic ha de tenir:
- Identificador
- Òrgan
- Data de captura
- Origen (ciutadà o Administració)
- Estat d’elaboració
- Tipus documental
- Format
- Tipus de firma
- Valor CSV (si escau)
L’estat d’elaboració pot ser: original, còpia electrònica autèntica amb canvi de format, còpia electrònica autèntica de document paper, còpia electrònica parcial autèntica o altres.
L’expedient electrònic
Definició i estructura
La NTI d’Expedient Electrònic el defineix com el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.
L’expedient electrònic es compon de:
- Documents electrònics que l’integren.
- Índex electrònic: garanteix la integritat de l’expedient i permet la seva recuperació. Ha d’estar signat per l’òrgan o entitat actuant.
- Signatura de l’índex per part de l’Administració.
- Metadades de l’expedient.
Foliació
La NTI d’Expedient Electrònic estableix que l’índex electrònic reflectirà el número, l’identificador i, si escau, la data de cada document. La foliació es realitza sobre l’índex, no sobre cada document individualment.
Digitalització de documents
La NTI de Digitalització de Documents regula el procés de conversió de documents en paper (o altres suports no electrònics) a format electrònic.
Els requisits del procés de digitalització són:
- Obtenir una imatge fidel i íntegra del document original.
- Aplicar un nivell de resolució suficient (la NTI especifica com a mínim 200 ppp —píxels per polzada— per a documents en blanc i negre).
- Incloure les metadades mínimes establertes per la NTI de Document Electrònic.
- Aplicar signatura electrònica per garantir l’autenticitat de la còpia digitalitzada.
La digitalització pot ser realitzada per l’Administració o per l’interessat. Quan la realitza l’Administració, el document digitalitzat té la consideració de còpia electrònica autèntica.
Copiat autèntic i conversió entre formats
La NTI de Procediments de Copiat Autèntic i Conversió distingeix entre:
- Còpia electrònica autèntica de document en paper: resultat de la digitalització d’un original en paper, amb signatura electrònica de l’Administració.
- Còpia electrònica autèntica amb canvi de format: el contingut es manté, però el format electrònic canvia (p. ex., de TIFF a PDF/A).
- Còpia en paper autèntica de document electrònic: impressió d’un document electrònic amb codi segur de verificació (CSV) o signatura manuscrita.
- Còpia electrònica parcial autèntica: còpia d’una part del document original, amb indicació expressa que és parcial.
La conversió implica un canvi de format sense pèrdua de contingut ni de valor jurídic, sempre que es mantinguin les metadades i la signatura o s’apliqui una nova.
Catàleg d’estàndards
La NTI de Catàleg d’Estàndards estableix els formats i estàndards tècnics admesos per a l’intercanvi d’informació entre Administracions. Els formats es classifiquen per tipologia:
- Documents de text: PDF/A (preferent per a conservació), ODT.
- Imatges: JPEG, PNG, TIFF.
- Àudio: MP3, WAV.
- Vídeo: MPEG.
- Bases de dades: SQL, CSV.
- Intercanvi de dades: XML.
El catàleg s’actualitza periòdicament per adaptar-se a l’evolució tecnològica.
Política de gestió de documents electrònics
La NTI de Política de Gestió de Documents Electrònics (Resolució de 28 de juny de 2012) obliga cada Administració a aprovar una política pròpia de gestió de documents electrònics.
Aquesta política ha de regular:
- L’abast i objectius.
- Els rols i responsabilitats en la gestió documental.
- El marc normatiu aplicable.
- Les instruccions per a la captura, registre, classificació, accés, qualificació i conservació dels documents.
- Els processos de transferència, conservació i eliminació.
La política ha de ser aprovada per l’òrgan competent de cada Administració i publicada per garantir-ne el coneixement.
Connexió amb la Llei 39/2015
La LPACAP recull obligacions directament relacionades amb les NTI:
- Art. 26: el document administratiu electrònic ha de contenir metadades mínimes i, si escau, signatura electrònica.
- Art. 70: l’expedient administratiu és el conjunt ordenat de documents i actuacions; en format electrònic, s’ha de formar seguint les prescripcions de les NTI.
- Art. 27: regula les còpies autèntiques. Les Administracions poden obtenir còpies autèntiques de documents públics administratius o privats. La còpia electrònica autèntica té la mateixa validesa i eficàcia que el document original.
Dades numèriques i terminis que més es pregunten
- 200 ppp: resolució mínima per a digitalització en blanc i negre (NTI de Digitalització).
- Resolució de 19 de juliol de 2011: data d’aprovació de la majoria de NTI.
- Resolució de 28 de juny de 2012: data específica de la NTI de Política de Gestió de Documents Electrònics.
- Reial Decret 4/2010, de 8 de gener: norma habilitant de les NTI (ENI).
- Art. 27 LPACAP: còpies autèntiques.
- Art. 70 LPACAP: expedient administratiu.
Errors típics de l’opositor
- Confondre la digitalització (paper → electrònic) amb la conversió (electrònic → electrònic en diferent format). Són processos distints regulats per NTI diferent.
- Creure que l’índex de l’expedient electrònic és opcional. És obligatori i ha d’estar signat.
- Atribuir totes les NTI a la mateixa data: la NTI de Política de Gestió té data diferent (28 de juny de 2012), no és del 19 de juliol de 2011.
- Confondre el CSV (codi segur de verificació) amb una signatura electrònica. El CSV és un codi que permet verificar l’autenticitat d’una còpia en paper d’un document electrònic, però no és una signatura electrònica pròpiament dita.
- Pensar que la còpia electrònica parcial autèntica té el mateix valor que la còpia total. La norma exigeix que s’indiqui expressament que és parcial.
Trucs mnemotècnics
- “DOCUMENT = COS + FIRMA + META”: tot document electrònic té contingut, signatura i metadades.
- “L’ÍNDEX SIGNA L’EXPEDIENT”: recorda que l’element que dóna integritat a l’expedient electrònic és l’índex signat, no els documents per separat.
- “200 ppp = Dos-cents Punts Per Polzada”: la resolució mínima de digitalització en blanc i negre.
- “POLÍTICA = 2012, la resta = 2011”: per distingir la data de la NTI de Política de Gestió de la resta.
- “27 CÒPIES, 70 EXPEDIENTS”: art. 27 LPACAP → còpies autèntiques; art. 70 LPACAP → expedient administratiu.