Materia de estudio
Resumen de repaso redactado con ayuda de IA a partir de la normativa del tema. Ante cualquier duda, manda el texto publicado en el diario oficial.
El tema de l’atenció al ciutadà, el registre i l’arxiu és un dels pilars pràctics de la funció administrativa. Per a l’oposició d’Auxiliar Administratiu de la CAIB, és un tema amb alta probabilitat de preguntes test, ja que combina procediment administratiu concret amb dades numèriques precises extretes de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques (d’ara endavant, LPAC).
Marc normatiu
La norma de referència exclusiva per a aquest tema és la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques (LPAC). Aquesta llei va derogar la Llei 30/1992, de 26 de novembre, i va entrar en vigor l’2 d’octubre de 2016, amb algunes disposicions en matèria de registre electrònic i arxiu que van tenir una entrada en vigor diferida.
La LPAC regula el registre i l’atenció al ciutadà principalment als articles 13, 14, 16, 17 i 66.
Estructura del tema
El tema s’articula en tres blocs:
- Drets dels ciutadans en les seves relacions amb l’Administració.
- El registre: tipus, funcionament i assentaments.
- L’arxiu: documents administratius i la seva gestió.
Conceptes clau
Els drets dels ciutadans davant l’Administració (art. 13 LPAC)
L’article 13 LPAC reconeix els drets de les persones en les seves relacions amb les administracions públiques. Entre els més rellevants per a exàmens:
- Dret a comunicar-se amb les administracions a través d’un punt d’accés general electrònic.
- Dret a ser assistits en l’ús dels mitjans electrònics.
- Dret a obtenir i utilitzar els mitjans d’identificació i signatura electrònica.
- Dret a la protecció de dades de caràcter personal.
- Dret a l’accés a la informació pública, arxius i registres.
Obligació de relacionar-se electrònicament (art. 14 LPAC)
L’article 14 LPAC estableix qui està obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració:
- Les persones jurídiques.
- Les entitats sense personalitat jurídica.
- Els qui exerceixin una activitat professional que requereixi col·legiació obligatòria (per als tràmits relacionats amb l’exercici d’aquesta activitat).
- Els empleats de les administracions públiques en els tràmits i actuacions que realitzin per raó del seu càrrec.
- Els qui representin un interessat obligat a relacionar-se electrònicament.
Les persones físiques poden triar si es relacionen electrònicament o presencialment, llevat que reglamentàriament s’estableixi l’obligació electrònica per a col·lectius específics (art. 14.3 LPAC).
El registre electrònic (art. 16 LPAC)
L’article 16 LPAC és el precepte central del registre. Cal conèixer-lo amb detall.
Obligació de disposar de registre: Cada Administració pública ha de disposar d’un Registre Electrònic General on s’assentaran tots els documents presentats o rebuts.
Organismes vinculats o dependents: Poden disposar de registres electrònics propis, interconnectats amb el Registre Electrònic General de l’Administració de la qual depenen.
Funcionament:
- El registre electrònic de cada Administració és plenament interoperable amb els de la resta d’administracions.
- Permet la presentació de documents tots els dies de l’any, durant les 24 hores.
- A efectes de còmput de terminis, la recepció en un dia inhàbil s’entén efectuada el primer dia hàbil següent.
Assentament de registre: Cada document presentat genera un assentament que ha d’incloure (art. 16.3 LPAC):
- Número d’entrada.
- Data i hora de presentació.
- Tipus de document.
- Extracte del contingut.
- Identificació de l’interessat.
- Òrgan destinatari.
Còmput de terminis: La presentació en un registre electrònic produeix efectes des de la data i hora de presentació (art. 16.4 LPAC). Si es presenta en un registre d’una Administració diferent de la competent, el termini comença a comptar des que el document té entrada al registre de l’òrgan competent.
Presentació presencial: L’article 16.4 LPAC estableix que els interessats poden presentar documents:
- Al registre electrònic de l’Administració o organisme al qual es dirigeixin.
- A les oficines de Correus.
- A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger.
- A les oficines d’assistència en matèria de registres.
- A qualsevol altre lloc que estableixin les disposicions vigents.
Oficines d’assistència en matèria de registres (art. 16.4 LPAC)
Substitueixen les antigues oficines de registre presencial. Tenen com a funció:
- Assistir els ciutadans en la presentació de sol·licituds.
- Digitalitzar la documentació presentada en paper i incorporar-la al registre electrònic.
- Retornar els originals en paper a l’interessat, llevat que la normativa exigeixi la custòdia per l’Administració.
El document administratiu i la sol·licitud (art. 66 LPAC)
Les sol·licituds d’inici de procediment han de contenir com a mínim (art. 66.1 LPAC):
- Nom i cognoms de l’interessat i, si escau, del representant.
- Identificació del mitjà electrònic o lloc a efectes de notificació.
- Fets, raons i petició.
- Lloc i data.
- Signatura de l’interessat o acreditació de l’autenticitat de la seva voluntat.
- Òrgan, centre o unitat administrativa a la qual es dirigeix.
Si la sol·licitud no reuneix els requisits, l’Administració ha de requerir l’interessat perquè, en un termini de 10 dies hàbils, esmeni la falta o aporti els documents preceptius, amb indicació que si no ho fa es tindrà per desistit (art. 68.1 LPAC).
L’arxiu administratiu (art. 17 LPAC)
L’article 17 LPAC regula l’arxiu de documents. Punts clau:
- Cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats.
- Els documents han de conservar-se en un format que permeti garantir l’autenticitat, integritat i conservació del document, així com la seva consulta amb independència del temps transcorregut.
- S’ha de garantir la traçabilitat de les actuacions.
- Els documents electrònics han de conservar-se en suports que permetin la seva reproducció i lectura futura.
Dades numèriques i terminis que més es pregunten
- Termini d’esmena de sol·licituds defectuoses: 10 dies hàbils (art. 68.1 LPAC).
- Funcionament del registre electrònic: 24 hores al dia, 365 dies a l’any (art. 16 LPAC).
- Dia inhàbil al registre electrònic: la presentació es considera efectuada el primer dia hàbil següent (art. 16 LPAC).
- Entrada en vigor de la LPAC: 2 d’octubre de 2016.
Errors típics de l’opositor
- Confondre el registre d’entrada amb el registre de sortida: el registre d’entrada recull els documents rebuts per l’Administració; el de sortida, els emesos. Tots dos formen part del Registre Electrònic General.
- Creure que tothom està obligat a relacionar-se electrònicament: només ho estan els subjectes de l’art. 14.2 LPAC. Les persones físiques, en general, no estan obligades.
- Confondre oficina de registre amb oficina d’assistència en matèria de registres: la LPAC utilitza la denominació “oficines d’assistència en matèria de registres” (art. 16.4). L’expressió “oficina de registre” és anterior a la LPAC.
- Pensar que la presentació en un registre d’una altra Administració és immediata: els terminis comencen a comptar des que el document arriba al registre de l’òrgan competent, no des de la presentació inicial.
- Oblidar que l’arxiu electrònic ha de ser únic per Administració (art. 17 LPAC): no hi ha un arxiu per cada departament, sinó un arxiu electrònic únic.
Trucs mnemotècnics
- “16 = Registre, 17 = Arxiu”: els articles 16 i 17 de la LPAC van en ordre lògic: primer es registra el document, després s’arxiva.
- “10 dies per esmenar”: el número 10 és el termini d’esmena per excel·lència a la LPAC (art. 68.1). Si l’examen pregunta per un termini d’esmena de sol·licituds, la resposta és quasi sempre 10 dies hàbils.
- “24/365”: el registre electrònic no tanca mai. Si una pregunta diu que el registre electrònic “tanca els dies festius”, és falsa.
- “Persones jurídiques = sempre electrònic”: per recordar qui està obligat, pensa que les empreses i entitats sempre han d’anar per via electrònica; les persones físiques, no necessàriament.
- “Art. 14.2 = els 4 obligats”: persones jurídiques, entitats sense personalitat jurídica, professionals col·legiats i empleats públics (en l’exercici del seu càrrec).