Test: Hojas de calculo: Excel. Principales funciones y utilidades. Formato de celdas. Formulas y funciones. Graficos. Impresion

El Tema 20 aborda las hojas de cálculo, con Excel como referencia principal, desde una perspectiva práctica orientada a las tareas administrativas cotidianas. En las pruebas de Auxiliar Administrativo del Estado (C2) este tema se examina con preguntas de tipo test sobre funciones concretas, operadores, formatos y opciones de impresión. Dominar la terminología y las operaciones básicas es imprescindible para no perder puntos en un bloque que suele incluir entre 3 y 6 preguntas.

Nota previa sobre normativa: Este tema es de contenido técnico-informático, no jurídico. Las normas indicadas en el prompt (ENS, ENI, Ley 11/2007, etc.) regulan la Administración Electrónica pero no contienen preceptos sobre hojas de cálculo. Por ello, este tema se desarrolla conforme al contenido técnico estándar exigido en los temarios oficiales de la oposición C2, sin anclar afirmaciones a artículos de esas normas (hacerlo sería inventar citas inexistentes, lo que esta guía prohíbe expresamente).

Marco conceptual

Una hoja de cálculo es una aplicación informática que organiza datos en una cuadrícula de filas y columnas. Permite realizar cálculos automáticos, representar datos gráficamente y gestionar información de forma estructurada.

Microsoft Excel es la hoja de cálculo de referencia en la Administración Pública española. Forma parte del paquete Microsoft Office y su extensión nativa actual es .xlsx (formato XML abierto). La extensión antigua es .xls (formato binario, versiones anteriores a Excel 2007).

Estructura de un libro de Excel

• Libro: archivo de Excel. Puede contener varias hojas.
• Hoja de cálculo: cada pestaña dentro del libro. Por defecto se denominan Hoja1, Hoja2…
• Celda: intersección de una fila y una columna. Es la unidad básica de trabajo.
• Referencia de celda: identificador único. Se forma con la letra de columna y el número de fila. Ejemplo: A1, C5.
• Rango: conjunto de celdas contiguas. Se expresa con dos puntos entre la primera y la última celda. Ejemplo: A1:D10.
• Columnas: identificadas con letras (A, B, C… Z, AA, AB…). Excel admite hasta 16.384 columnas (hasta la columna XFD).
• Filas: identificadas con números. Excel admite hasta 1.048.576 filas.

Tipos de datos en una celda

• Texto (rótulos): cualquier cadena alfanumérica que no sea número ni fórmula. Se alinea a la izquierda por defecto.
• Números: valores numéricos. Se alinean a la derecha por defecto.
• Fechas y horas: Excel las almacena internamente como números seriales. Se muestran con formato de fecha u hora.
• Fórmulas: comienzan siempre con el signo igual (=). Calculan un resultado a partir de valores, referencias o funciones.
• Valores lógicos: VERDADERO / FALSO.

Formato de celdas

El formato no altera el valor almacenado; solo cambia su presentación visual. Se accede mediante Formato > Celdas o con el atajo Ctrl + 1.

Las pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas son:

• Número: categorías como General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial y Personalizada.
• Alineación: horizontal (izquierda, centrar, derecha, justificar), vertical, orientación del texto, ajuste de texto, combinar celdas.
• Fuente: tipo, estilo, tamaño, color, efectos (tachado, superíndice, subíndice).
• Bordes: líneas de contorno e interiores de la celda o rango.
• Relleno: color de fondo y tramas.
• Protección: bloquear celda u ocultar fórmula (solo efectivo si la hoja está protegida).

Combinar celdas

La opción Combinar y centrar une varias celdas en una sola. Solo conserva el contenido de la celda superior izquierda; el resto se pierde.

Formato condicional

Aplica un formato automáticamente cuando la celda cumple una condición definida por el usuario. Se encuentra en la ficha Inicio > Formato condicional.

Fórmulas

Toda fórmula comienza con =. Los elementos que puede contener son:

• Operadores aritméticos: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potencia), % (porcentaje).
• Operadores de comparación: =, <>, <, >, <=, >=. Devuelven VERDADERO o FALSO.
• Operador de texto: & (concatenación).
• Operador de rango: : (dos puntos).

Referencias

• Relativa: A1. Se ajusta automáticamente al copiar la fórmula.
• Absoluta: $A$1. No varía al copiar. El símbolo $ fija la fila, la columna o ambas.
• Mixta: $A1 (columna fija, fila relativa) o A$1 (fila fija, columna relativa).

La tecla F4 alterna entre los tipos de referencia al editar una fórmula.

Funciones principales

Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo específico. Sintaxis general: =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …).

Funciones matemáticas y estadísticas

• SUMA(rango) — suma los valores del rango.
• PROMEDIO(rango) — calcula la media aritmética.
• MAX(rango) — devuelve el valor máximo.
• MIN(rango) — devuelve el valor mínimo.
• CONTAR(rango) — cuenta celdas con valores numéricos.
• CONTARA(rango) — cuenta celdas no vacías (cualquier tipo de dato).
• CONTAR.BLANCO(rango) — cuenta celdas vacías.
• REDONDEAR(número; núm_decimales) — redondea al número de decimales indicado.
• ENTERO(número) — redondea hacia abajo al entero más próximo.

Funciones lógicas

• SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) — evalúa una condición y devuelve uno de dos valores.
• Y(condición1; condición2…) — devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas.
• O(condición1; condición2…) — devuelve VERDADERO si al menos una condición es verdadera.

Funciones de búsqueda

• BUSCARV(valor_buscado; matriz; indicador_columnas; [ordenado]) — busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de la columna indicada. El cuarto argumento: FALSO = coincidencia exacta; VERDADERO = aproximada.
• BUSCARH — igual que BUSCARV pero busca en filas horizontales.

Funciones de texto

• CONCATENAR(texto1; texto2…) — une cadenas de texto (equivalente al operador &).
• MAYUSC(texto) — convierte a mayúsculas.
• MINUSC(texto) — convierte a minúsculas.
• LARGO(texto) — devuelve el número de caracteres.
• IZQUIERDA(texto; núm_caracteres) — extrae caracteres desde la izquierda.
• DERECHA(texto; núm_caracteres) — extrae caracteres desde la derecha.

Funciones de fecha

• HOY() — devuelve la fecha actual (sin hora).
• AHORA() — devuelve la fecha y hora actuales.
• DIA(fecha), MES(fecha), AÑO(fecha) — extraen el día, mes o año de una fecha.

Gráficos

Un gráfico representa visualmente los datos de una hoja. Se inserta desde la ficha Insertar > Gráficos.

Tipos de gráficos más habituales

• Columnas / Barras: comparar valores entre categorías.
• Líneas: mostrar tendencias a lo largo del tiempo.
• Circular (sectores / tarta): mostrar la proporción de cada parte respecto al total. Solo admite una serie de datos.
• Área: similar al de líneas, pero con el área bajo la línea rellena.
• Dispersión (XY): representar la relación entre dos variables numéricas.

Elementos de un gráfico

• Título del gráfico y títulos de ejes.
• Leyenda: identifica cada serie de datos.
• Área de trazado: zona donde se dibujan los datos.
• Etiquetas de datos: muestran el valor numérico sobre cada punto o barra.

Un gráfico puede estar incrustado en la hoja de datos o en una hoja de gráfico independiente.

Impresión

Las opciones de impresión se configuran en Archivo > Imprimir y en la ficha Diseño de página.

Configuración de página

• Orientación: vertical (retrato) u horizontal (apaisado).
• Tamaño de papel: A4 es el estándar en la Administración española.
• Márgenes: superior, inferior, izquierdo, derecho, encabezado y pie.
• Escala: permite ajustar el contenido a un número determinado de páginas (ancho × alto) o a un porcentaje.

Área de impresión

Permite definir qué rango de celdas se imprimirá. Se establece seleccionando el rango y eligiendo Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.

Saltos de página

Se insertan manualmente desde Diseño de página > Saltos. La Vista previa de salto de página muestra y permite arrastrar las líneas de corte.

Títulos de impresión

Opción Diseño de página > Títulos de impresión: permite repetir filas en la parte superior o columnas en el lado izquierdo en todas las páginas impresas.

Encabezados y pies de página

Se configuran en la sección Encabezado/pie de página del cuadro Configurar página. Admiten códigos automáticos: número de página, total de páginas, fecha, hora, nombre del archivo y nombre de la hoja.

Datos numéricos y plazos que más se preguntan

• Máximo de filas en Excel: 1.048.576
• Máximo de columnas en Excel: 16.384 (última columna: XFD)
• Extensión formato actual: .xlsx; formato antiguo: .xls
• Atajo para abrir Formato de celdas: Ctrl + 1
• Tecla para alternar tipos de referencia: F4
• El gráfico circular solo admite una serie de datos
• CONTAR cuenta solo números; CONTARA cuenta cualquier dato no vacío

Errores típicos del opositor

• Confundir CONTAR (solo números) con CONTARA (cualquier celda no vacía).
• Creer que el formato de celda cambia el valor almacenado: no lo cambia, solo la presentación.
• Olvidar que toda fórmula debe comenzar con =.
• Confundir referencia absoluta ($A$1) con relativa (A1): la absoluta no se desplaza al copiar.
• En BUSCARV, indicar VERDADERO cuando se necesita coincidencia exacta: debe usarse FALSO.
• Pensar que el gráfico circular admite varias series: solo admite una.
• Confundir área de impresión (rango que se imprime) con títulos de impresión (filas/columnas que se repiten en cada página).

Trucos mnemotécnicos

• “CONTAR cuenta cifras, CONTARA cuenta todo A” → la A final de CONTARA recuerda que cuenta cualquier dato.
• ”$ fija, sin $ vuela” → el símbolo dólar fija la referencia; sin él, la referencia se mueve al copiar.
• “El pastel es de uno solo” → el gráfico circular (tarta/pastel) solo acepta una serie.
• “F4 = fija” → la tecla F4 pone o quita el símbolo $ para fijar referencias.
• “BUSCARV busca en Vertical, BUSCARH en Horizontal” → la letra final indica la dirección de búsqueda.