Materia de estudio
Resumen del tema con citas literales de la normativa oficial. Lee los apuntes y luego pon a prueba lo que has aprendido en el test.
El Tema 19 es eminentemente práctico y combina conocimientos de ofimática con el marco normativo que regula los documentos electrónicos en la Administración. En los exámenes de Auxiliar Administrativo del Estado (C2) se pregunta tanto sobre las funciones concretas de Word como sobre los requisitos que la normativa impone a los documentos administrativos electrónicos. Dominar ambos planos es imprescindible.
Marco normativo
Los procesadores de texto no operan en el vacío administrativo. Los documentos que genera un auxiliar administrativo deben cumplir requisitos legales. Las normas de referencia son:
- Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Establece los principios y criterios que deben seguir las Administraciones Públicas en el uso de formatos de documentos electrónicos.
- Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico (NTI-DE). Concreta los metadatos mínimos y los formatos admisibles para los documentos electrónicos administrativos.
- Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico (NTI-EE). Regula la estructura y los metadatos del expediente electrónico.
- Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos.
Atención: La normativa no regula Word como programa, sino los formatos y requisitos de los documentos electrónicos que se producen con él. Las preguntas de examen cruzan ambos planos.
El procesador de texto Word: concepto y entorno
Un procesador de texto es una aplicación informática que permite crear, editar, formatear, guardar e imprimir documentos de texto. Microsoft Word es el procesador de referencia en la Administración General del Estado.
Interfaz principal
- Cinta de opciones (Ribbon): organizada en pestañas (Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista).
- Barra de acceso rápido: personalizable; contiene comandos de uso frecuente (Guardar, Deshacer, Rehacer).
- Barra de estado: muestra información del documento (número de páginas, palabras, idioma, zoom).
- Panel de navegación: permite desplazarse por títulos, páginas y resultados de búsqueda.
Creación y gestión de documentos
Operaciones básicas
- Nuevo documento: Archivo → Nuevo. Se puede partir de una plantilla o de un documento en blanco.
- Guardar: Archivo → Guardar (Ctrl + G) o Guardar como (F12). Permite elegir formato.
- Abrir: Archivo → Abrir (Ctrl + A).
- Cerrar: Archivo → Cerrar.
Formatos de archivo relevantes
La NTI de Documento Electrónico (Resolución de 19 de julio de 2011) establece que los documentos electrónicos administrativos deben utilizar formatos que garanticen la preservación e interoperabilidad. Los formatos admitidos para documentos de texto incluyen:
- ODF (Open Document Format): formato abierto estándar.
- PDF/A: formato de archivo para preservación a largo plazo.
- DOCX: formato nativo de Word (XML abierto); admitido en contextos de intercambio.
El ENI (art. 11 del RD 4/2010) obliga a las Administraciones a usar estándares abiertos y, en su caso, estándares de uso generalizado por los ciudadanos.
Formato de documentos
Formato de carácter
Afecta a letras y palabras individuales:
- Fuente, tamaño, negrita (Ctrl + N), cursiva (Ctrl + K), subrayado (Ctrl + S).
- Color de fuente, resaltado, tachado, superíndice, subíndice.
- Cambiar mayúsculas/minúsculas: pestaña Inicio → grupo Fuente.
Formato de párrafo
Afecta al bloque de texto:
- Alineación: izquierda (Ctrl + Q), centrada (Ctrl + T), derecha (Ctrl + D), justificada (Ctrl + J).
- Interlineado y espaciado anterior/posterior.
- Sangría: izquierda, derecha, primera línea, francesa.
- Tabulaciones y listas (con viñetas o numeradas).
Formato de página
- Tamaño de papel, orientación (vertical/horizontal).
- Márgenes: Disposición → Márgenes.
- Encabezado y pie de página: Insertar → Encabezado / Pie de página.
- Numeración de páginas: Insertar → Número de página.
- Saltos de página y de sección.
Estilos
Los estilos son conjuntos de formatos predefinidos aplicables con un clic. Facilitan la coherencia del documento y la generación automática de índices. Se gestionan en la pestaña Inicio → grupo Estilos.
Tablas
Las tablas organizan información en filas y columnas.
Inserción
- Insertar → Tabla → seleccionar cuadrícula o “Insertar tabla” para definir número de filas y columnas.
- También: “Dibujar tabla” o insertar una hoja de cálculo de Excel incrustada.
Operaciones sobre tablas
- Seleccionar: celda, fila, columna o tabla completa.
- Insertar/eliminar filas y columnas: clic derecho o pestaña contextual Diseño de tabla / Disposición.
- Combinar celdas: seleccionar celdas → Disposición → Combinar celdas.
- Dividir celdas: Disposición → Dividir celdas.
- Ajustar ancho de columna: arrastrar borde o Autoajustar (Disposición → Autoajustar).
- Ordenar datos: Disposición → Ordenar.
- Fórmulas simples: Disposición → Fórmula (ej. =SUM(ABOVE) para sumar columna).
Formato de tabla
- Pestaña Diseño de tabla: estilos de tabla, sombreado, bordes.
- Estilos de tabla predefinidos para documentos administrativos formales.
Gráficos e imágenes
Imágenes
- Insertar imagen: Insertar → Imágenes → desde este dispositivo, imágenes de stock o en línea.
- Ajuste de texto: determina cómo fluye el texto alrededor de la imagen (en línea con el texto, cuadrado, estrecho, detrás del texto, delante del texto…).
- Herramientas de imagen: recortar, ajustar brillo/contraste, aplicar estilos de imagen, texto alternativo (accesibilidad).
Gráficos
- Insertar gráfico: Insertar → Gráfico. Se abre una hoja de datos de Excel integrada donde se introducen los valores.
- Tipos principales: columnas, barras, líneas, circular (sectores), área, dispersión.
- Edición: doble clic sobre el gráfico para acceder a las herramientas de diseño y formato del gráfico.
Formas y SmartArt
- Formas: Insertar → Formas. Líneas, rectángulos, flechas, llamadas.
- SmartArt: Insertar → SmartArt. Diagramas de proceso, jerarquía, ciclo, relación.
Otras funciones principales
- Corrector ortográfico y gramatical: Revisar → Ortografía y gramática (F7).
- Control de cambios: Revisar → Control de cambios (Ctrl + Mayús + E). Fundamental en documentos administrativos colaborativos.
- Comentarios: Revisar → Nuevo comentario.
- Combinar correspondencia: Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia. Permite generar documentos en serie (cartas, etiquetas, sobres) a partir de una fuente de datos.
- Tabla de contenido automática: Referencias → Tabla de contenido. Requiere uso previo de estilos de título.
- Macros: Vista → Macros. Automatizan tareas repetitivas mediante grabación o código VBA.
- Proteger documento: Revisar → Proteger documento. Permite restringir edición o exigir contraseña.
Datos y referencias normativas que más se preguntan
- El art. 11 del RD 4/2010 (ENI) obliga al uso de estándares abiertos en los intercambios de documentos entre Administraciones y con ciudadanos.
- La NTI de Documento Electrónico (Resolución de 19 de julio de 2011) define los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico administrativo: identificador, órgano, fecha de captura, origen, estado de elaboración, nombre de formato, tipo documental, tipo de firma y órgano/entidad/ciudadano.
- La Orden PRE/2971/2007 regula la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos, relevante cuando el auxiliar genera copias de documentos Word originales.
- La NTI de Expediente Electrónico (Resolución de 28 de junio de 2012) establece que el índice del expediente electrónico debe incluir la huella digital de cada documento.
Errores típicos del opositor
- Confundir formato de carácter (afecta a texto seleccionado) con formato de párrafo (afecta al párrafo completo aunque no haya selección).
- Creer que Word solo guarda en
.docx. Guarda en múltiples formatos:.pdf,.odt,.txt,.rtf, entre otros. - Confundir combinar celdas (une varias en una) con dividir celdas (parte una en varias).
- Atribuir a Word la regulación de los formatos administrativos: esa regulación proviene del ENI y las NTI, no del programa.
- Confundir la NTI de Documento Electrónico (2011) con la NTI de Expediente Electrónico (2012): son resoluciones distintas, de fechas distintas y con objetos distintos.
Trucos mnemotécnicos
- “NKSG” → los cuatro atajos de formato de carácter más preguntados: Negrita (Ctrl+N), Kursiva (Ctrl+K), Subrayado (Ctrl+S), Guardar (Ctrl+G).
- “QTDJ” → alineaciones de párrafo: iQuierda, cenTrada, Derecha, Justificada (Ctrl+Q / T / D / J).
- “2011-Documento / 2012-Expediente” → la NTI de Documento es de 2011; la de Expediente, de 2012. El documento va antes que el expediente, igual que el año menor.
- “ENI = art. 11 = estándares” → el artículo 11 del RD 4/2010 es el que impone los estándares abiertos; el número 11 coincide con el año de la NTI de Documento (2011).