Materia de estudio
Resumen del tema con citas literales de la normativa oficial. Lee los apuntes y luego pon a prueba lo que has aprendido en el test.
El Tema 14 sobre ofimática es uno de los más prácticos del temario de Auxiliar Administrativo del Estado. Las preguntas de examen no se basan en normativa articulada sino en el conocimiento funcional de las herramientas ofimáticas más extendidas en la Administración Pública española: procesadores de texto y hojas de cálculo. Dominar este tema requiere memorizar terminología, funciones y operaciones concretas.
Marco normativo y contexto administrativo
El uso de herramientas ofimáticas en la Administración General del Estado se enmarca en el proceso de modernización y digitalización de los servicios públicos. No existe un artículo específico que regule el uso de procesadores de texto o hojas de cálculo, pero el impulso al uso de medios electrónicos en la AGE tiene su base en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que obligan a las administraciones a relacionarse electrónicamente y a gestionar documentos en soporte digital.
En la práctica, las aplicaciones de referencia en los exámenes son Microsoft Word (procesador de texto) y Microsoft Excel (hoja de cálculo), aunque los conceptos son extrapolables a LibreOffice Writer y Calc.
Procesadores de texto
Concepto y función
Un procesador de texto es una aplicación informática que permite crear, editar, formatear, guardar e imprimir documentos de texto. Va más allá de una máquina de escribir: permite aplicar formatos, insertar objetos, gestionar estilos y automatizar tareas.
Elementos de la interfaz
- Barra de título: muestra el nombre del documento y la aplicación.
- Cinta de opciones (ribbon): organiza los comandos en pestañas (Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista).
- Regla: permite ajustar márgenes y tabulaciones.
- Barra de estado: muestra información del documento (número de páginas, palabras, idioma).
- Panel de navegación: permite desplazarse por títulos, páginas y resultados de búsqueda.
Operaciones fundamentales con el texto
- Seleccionar: clic y arrastrar; doble clic selecciona una palabra; triple clic selecciona un párrafo.
- Copiar / Cortar / Pegar: Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V.
- Deshacer / Rehacer: Ctrl+Z / Ctrl+Y.
- Buscar y reemplazar: Ctrl+B (buscar) / Ctrl+L (reemplazar en Word en español).
- Guardar: Ctrl+G. Guardar como: F12.
Formato de carácter y párrafo
- Formato de carácter: afecta a letras individuales o palabras seleccionadas. Incluye fuente, tamaño, negrita (Ctrl+N), cursiva (Ctrl+K), subrayado (Ctrl+S), color, superíndice, subíndice.
- Formato de párrafo: afecta al párrafo completo. Incluye alineación (izquierda, centrada, derecha, justificada), interlineado, sangría, espaciado anterior y posterior.
Estilos
Los estilos son conjuntos predefinidos de formatos de carácter y párrafo. Permiten homogeneizar el documento y generar automáticamente el índice o tabla de contenido. Los estilos predefinidos más importantes son: Título 1, Título 2, Título 3 y Normal.
Tablas
- Se insertan desde la pestaña Insertar > Tabla.
- Permiten organizar datos en filas y columnas dentro del documento de texto.
- Se pueden combinar celdas, dividir celdas, ajustar el ancho de columnas y aplicar estilos de tabla.
Combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia (pestaña Correspondencia) permite generar documentos personalizados en serie a partir de:
- Un documento principal (carta, etiqueta, sobre).
- Un origen de datos (lista de contactos, tabla de Excel, base de datos).
El resultado es un documento individualizado para cada registro del origen de datos.
Revisión y control de cambios
- Ortografía y gramática: F7.
- Control de cambios: registra las modificaciones realizadas por distintos autores. Se activa en la pestaña Revisar.
- Comentarios: anotaciones vinculadas a fragmentos del texto, visibles en el margen.
Formatos de archivo más relevantes
- .docx: formato estándar de Word (desde Office 2007).
- .doc: formato antiguo de Word.
- .pdf: formato de documento portátil, no editable directamente.
- .odt: formato abierto de LibreOffice Writer.
- .txt: texto sin formato.
Hojas de cálculo
Concepto y función
Una hoja de cálculo es una aplicación que organiza datos en una cuadrícula de filas (numeradas: 1, 2, 3…) y columnas (identificadas con letras: A, B, C…). La intersección de una fila y una columna forma una celda, que se identifica por su referencia (ej. A1, B3, C10).
Un archivo de Excel se denomina libro y puede contener varias hojas (pestañas).
Tipos de datos en una celda
- Texto: cadenas de caracteres alfanuméricos. Se alinean a la izquierda por defecto.
- Números: valores numéricos. Se alinean a la derecha por defecto.
- Fechas y horas: tratadas internamente como números.
- Fórmulas: comienzan siempre con el signo =.
- Valores lógicos: VERDADERO / FALSO.
Referencias a celdas
- Referencia relativa (A1): cambia al copiar la fórmula a otra celda.
- Referencia absoluta ($A$1): no cambia al copiar. Se fija con el símbolo $.
- Referencia mixta ($A1 o A$1): fija solo la columna o solo la fila.
Fórmulas y funciones básicas
Toda fórmula comienza con =. Las funciones más preguntadas en examen:
- SUMA:
=SUMA(A1:A10)— suma el rango indicado. - PROMEDIO:
=PROMEDIO(A1:A10)— calcula la media aritmética. - MAX / MIN: devuelven el valor máximo o mínimo de un rango.
- CONTAR: cuenta celdas con valores numéricos.
- CONTARA: cuenta celdas no vacías (incluye texto).
- SI:
=SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)— función lógica condicional. - BUSCARV: busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un valor de la misma fila en la columna indicada.
Rangos
Un rango es un conjunto de celdas contiguas. Se expresa con dos puntos entre la celda inicial y la final: A1:C5 incluye todas las celdas desde A1 hasta C5.
Formato de celdas
Desde Formato > Celdas (o Ctrl+1) se puede modificar:
- Categoría del número (general, número, moneda, fecha, porcentaje, texto…).
- Alineación horizontal y vertical.
- Fuente y borde.
- Relleno (color de fondo).
Gráficos
Los gráficos se insertan desde la pestaña Insertar > Gráficos. Los tipos más comunes:
- Columnas / Barras: comparación entre categorías.
- Líneas: evolución temporal.
- Circular (sectores): proporción de partes respecto al total.
- Dispersión (XY): relación entre dos variables numéricas.
Ordenar y filtrar datos
- Ordenar: organiza los datos de una columna de forma ascendente o descendente.
- Filtro automático: muestra solo las filas que cumplen un criterio. Se activa en Datos > Filtro.
Formatos de archivo
- .xlsx: formato estándar de Excel (desde Office 2007).
- .xls: formato antiguo de Excel.
- .csv: valores separados por comas, compatible con múltiples aplicaciones.
- .ods: formato abierto de LibreOffice Calc.
Datos y distinciones que más se preguntan
- La referencia absoluta usa $ antes de la letra de columna y/o el número de fila.
- Las fórmulas en Excel siempre empiezan por =.
- CONTAR solo cuenta números; CONTARA cuenta cualquier celda no vacía.
- Los estilos de título (Título 1, 2, 3) son la base para generar la tabla de contenido automática en Word.
- La combinación de correspondencia requiere dos elementos: documento principal + origen de datos.
- El atajo para buscar en Word es Ctrl+B; para reemplazar, Ctrl+L.
- En Excel, Ctrl+1 abre el cuadro de diálogo de formato de celdas.
Errores típicos del opositor
- Confundir CONTAR con CONTARA: CONTAR solo cuenta números, CONTARA cuenta todo lo que no está vacío.
- Creer que las fórmulas pueden empezar con otro signo distinto de = (en Excel moderno, el único inicio válido es =).
- Confundir referencia relativa con absoluta: la absoluta lleva $, la relativa no lleva ningún símbolo especial.
- Pensar que un libro de Excel equivale a una hoja: un libro puede contener múltiples hojas.
- Confundir el formato .csv con un formato de Word: es un formato de hoja de cálculo/datos, no de texto enriquecido.
Trucos mnemotécnicos
- “El dólar fija”: el símbolo $ en una referencia la hace absoluta (no se mueve al copiar), igual que el dólar “fija” el valor de una moneda.
- “CONTARA cuenta TODO”: la A final de CONTARA recuerda que cuenta Algo (cualquier cosa no vacía), no solo números.
- “Ctrl+B Busca, Ctrl+L Localiza y cambia”: B de Buscar, L de rempLazar.
- “El libro tiene hojas”: un archivo Excel = libro; dentro hay hojas. Como un libro de papel con páginas.
- “Correspondencia = carta + lista”: la combinación de correspondencia siempre necesita un documento y un origen de datos, nunca funciona con uno solo.