Ofimática avanzada: bases de datos y presentaciones — Test y apuntes Auxiliar Estado (Tema 26)

Este tema es de carácter técnico-práctico y no se ancla en normativa jurídica, sino en el conocimiento funcional de las herramientas ofimáticas más habituales en la Administración General del Estado. Las preguntas de examen se centran en conceptos, terminología y operaciones concretas de bases de datos y presentaciones, por lo que la memorización de definiciones precisas y funcionalidades específicas es determinante para superar el tipo test.

Marco normativo y contexto

El temario oficial de Auxiliar Administrativo del Estado (C2) incluye la ofimática como bloque transversal. No existe una norma jurídica que regule los conceptos técnicos de este tema: las preguntas se basan en el funcionamiento estándar de las aplicaciones ofimáticas de uso generalizado en la Administración, especialmente las suites Microsoft Office y LibreOffice, que son las más presentes en los exámenes convocados por el Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Bases de datos: conceptos fundamentales

Qué es una base de datos

Una base de datos es un conjunto organizado de datos relacionados entre sí, almacenados de forma estructurada para facilitar su consulta, actualización y gestión. Las bases de datos relacionales organizan la información en tablas.

Elementos básicos de una base de datos relacional

Tabla: estructura que almacena datos en filas y columnas. Equivale a una entidad (p. ej., “Empleados”).
Registro: cada fila de una tabla. Representa una instancia concreta (p. ej., un empleado concreto).
Campo: cada columna de una tabla. Representa un atributo (p. ej., “Apellidos”, “DNI”).
Clave primaria: campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro. No puede contener valores nulos ni repetidos.
Clave externa o foránea: campo de una tabla que referencia la clave primaria de otra tabla. Establece la relación entre tablas.
Índice: estructura auxiliar que acelera las búsquedas sobre un campo determinado.

Tipos de relaciones entre tablas

Uno a uno (1:1): un registro de la tabla A se relaciona con un único registro de la tabla B.
Uno a varios (1:N): un registro de la tabla A puede relacionarse con varios registros de la tabla B. Es la relación más habitual.
Varios a varios (N:M): varios registros de A se relacionan con varios de B. Requiere una tabla intermedia.

Consultas: tipos y funciones

Consulta de selección: recupera registros que cumplen un criterio. Es la más frecuente.
Consulta de acción: modifica datos. Incluye:
- Consulta de actualización: modifica valores existentes.
- Consulta de datos anexados: añade registros de una tabla a otra.
- Consulta de eliminación: borra registros que cumplen un criterio.
- Consulta de creación de tabla: genera una nueva tabla con el resultado.
Consulta de referencias cruzadas: presenta datos resumidos en formato de tabla cruzada (filas y columnas).

Formularios e informes

Formulario: interfaz para introducir, visualizar y editar datos de forma cómoda. No almacena datos por sí mismo; actúa sobre la tabla o consulta subyacente.
Informe: documento diseñado para imprimir o presentar datos de forma estructurada. Permite agrupar, ordenar y calcular totales.

Lenguaje SQL: instrucciones básicas

El lenguaje SQL (Structured Query Language) es el estándar para gestionar bases de datos relacionales. Las instrucciones más preguntadas en examen:

SELECT: recupera datos de una o varias tablas.
FROM: indica la tabla de origen.
WHERE: establece el criterio de filtro.
ORDER BY: ordena el resultado (ASC = ascendente; DESC = descendente).
INSERT INTO: inserta nuevos registros.
UPDATE ... SET: modifica registros existentes.
DELETE FROM: elimina registros.
GROUP BY: agrupa registros para aplicar funciones de agregado.
Funciones de agregado: COUNT(), SUM(), AVG(), MAX(), MIN().

Presentaciones: conceptos fundamentales

Qué es una presentación

Una presentación es un documento compuesto por diapositivas diseñadas para apoyar una exposición oral o comunicar información de forma visual. Las aplicaciones de referencia son Microsoft PowerPoint y LibreOffice Impress.

Elementos de una diapositiva

Marcador de posición (placeholder): cuadro predefinido en la plantilla para insertar texto, imágenes u otros objetos.
Diseño de diapositiva: disposición predefinida de los marcadores de posición.
Tema: conjunto de colores, fuentes y efectos que se aplica de forma uniforme a toda la presentación.
Patrón de diapositivas: diapositiva maestra que controla el formato y diseño de todas las diapositivas basadas en ella. Los cambios en el patrón afectan a todas las diapositivas que lo usan.

Tipos de vistas en una presentación

Vista Normal: vista de edición principal. Muestra el panel de diapositivas, el área de edición y el panel de notas.
Vista Clasificador de diapositivas: muestra todas las diapositivas en miniatura. Útil para reorganizar el orden.
Vista Presentación con diapositivas: modo de proyección a pantalla completa.
Vista Esquema: muestra solo el texto de las diapositivas en formato de esquema jerárquico.
Vista Página de notas: muestra la diapositiva y su nota del orador.

Transiciones y animaciones

Transición: efecto visual que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente. Se aplica a la diapositiva completa.
Animación: efecto que se aplica a un objeto concreto dentro de una diapositiva (texto, imagen, forma). Tipos de animación:
- Entrada: el objeto aparece en la diapositiva.
- Énfasis: el objeto ya visible recibe un efecto para destacarlo.
- Salida: el objeto desaparece de la diapositiva.
- Trayectoria de desplazamiento: el objeto se mueve siguiendo un recorrido definido.

Formatos de archivo habituales

.pptx: formato estándar de PowerPoint (desde Office 2007).
.ppt: formato antiguo de PowerPoint (versiones anteriores a 2007).
.odp: formato abierto de LibreOffice Impress.
.pdf: formato de exportación para distribución sin edición.
.ppsx / .pps: formato de presentación directa (se abre en modo proyección).

Datos numéricos y conceptos que más se preguntan

Una clave primaria no admite valores nulos ni duplicados.
La relación 1:N es la más común en bases de datos relacionales.
El patrón de diapositivas afecta a todas las diapositivas basadas en él, no solo a una.
Las transiciones se aplican a la diapositiva; las animaciones, a objetos individuales.
ORDER BY sin especificar dirección ordena por defecto de forma ascendente (ASC).
Un formulario de base de datos no almacena datos: los datos residen en la tabla.
El formato .ppsx abre la presentación directamente en modo presentación, sin pasar por edición.

Errores típicos del opositor

Confundir registro (fila) con campo (columna). Recuerda: el campo es el atributo; el registro, la instancia.
Confundir transición (entre diapositivas) con animación (sobre un objeto dentro de la diapositiva).
Creer que el formulario almacena datos propios: no lo hace. Solo es una interfaz sobre la tabla o consulta.
Confundir clave primaria con índice: la clave primaria identifica unívocamente el registro; el índice es una estructura de búsqueda que puede crearse sobre cualquier campo.
Pensar que DELETE FROM sin cláusula WHERE borra solo algunos registros: borra todos los registros de la tabla.
Confundir el patrón de diapositivas con un diseño concreto: el patrón es la diapositiva maestra que controla a los demás diseños.

Trucos mnemotécnicos

“Fila = Registro, Columna = Campo” → piensa en una ficha de empleado: cada ficha es un registro; cada dato de la ficha (nombre, DNI) es un campo.
“Transición = Tránsito entre diapositivas” → la T de Transición es la T de Tránsito.
“Animación = Acción sobre un objeto” → la A de Animación es la A de Acción.
SQL básico en orden lógico: “Selecciono (SELECT) de (FROM) donde (WHERE) ordenado por (ORDER BY)”.
Clave primaria = DNI de la tabla: única, obligatoria, irrepetible.
Patrón de diapositivas = Molde: todo lo que cambias en el molde se refleja en todas las piezas fabricadas con él.

Preguntas de este test

Estas son las 10 preguntas que componen el test de este tema. Las respuestas correctas y la explicación detallada se revelan al completar el test arriba.

En un sistema gestor de bases de datos relacional (SGBDR), una tabla esta formada por filas y columnas. Las filas representan registros y las columnas representan campos. La clave que identifica de forma única cada registro de una tabla se denomina:
- A) Clave de ordenación
- B) Índice secundario
- C) Clave foránea (Foreign Key)
- D) Clave primaria (Primary Key)
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una base de datos relacional, una consulta que permite extraer datos de una o varias tablas según determinados criterios se realiza mediante el lenguaje:
- A) XML (eXtensible Markup Language)
- B) CSS (Cascading Style Sheets)
- C) HTML (HyperText Markup Language)
- D) SQL (Structured Query Language)
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En Microsoft Access (o un gestor de bases de datos equivalente), un formulario es un objeto de la base de datos cuya función principal es:
- A) Facilitar la introducción, visualizacion y modificación de datos de las tablas de forma mas amigable para el usuario
- B) Generar informes impresos con formato profesional
- C) Almacenar los datos de forma permanente en disco
- D) Ejecutar automáticamente copias de seguridad de la base de datos
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una base de datos relacional, cuando se establece una relación entre dos tablas en la que un registro de la tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla B, pero cada registro de la tabla B solo puede estar relacionado con un registro de la tabla A, se denomina relación:
- A) Uno a muchos (1:N)
- B) Uno a uno (1:1)
- C) Jerárquica inversa
- D) Muchos a muchos (N:M)
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una presentación realizada con Microsoft PowerPoint o software equivalente, la transición entre diapositivas se refiere a:
- A) El vínculo hipertexto que conecta una diapositiva con una página web
- B) El efecto visual o animación que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente durante la presentación
- C) El proceso de insertar una nueva diapositiva en blanco
- D) La acción de guardar la presentación en formato PDF
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una base de datos, un informe (report) es un objeto cuya función principal es:
- A) Establecer las relaciones entre las tablas de la base de datos
- B) Introducir nuevos registros en las tablas de la base de datos
- C) Presentar los datos de forma organizada y formateada para su impresión o visualizacion
- D) Programar tareas automatizadas mediante código
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En Microsoft PowerPoint o software equivalente, un patrón de diapositivas (Slide Master) se utiliza para:
- A) Convertir la presentación en un documento de texto plano
- B) Definir el diseño, los formatos y la disposición de los elementos comunes que se aplicarán a todas las diapositivas basadas en ese patrón
- C) Insertar automáticamente imágenes predeterminadas en cada diapositiva
- D) Comprimir el archivo de la presentación para envío por correo electrónico
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una base de datos relacional, la normalización es un proceso que tiene como objetivo:
- A) Aumentar la velocidad de las consultas eliminando todas las tablas auxiliares
- B) Eliminar la redundancia de datos y las dependencias funcionales problematicas, organizando los datos en tablas de forma eficiente
- C) Convertir la base de datos relacional en una base de datos orientada a objetos
- D) Crear copias de todos los datos en tablas espejo
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una presentación de diapositivas, las animaciones se diferencian de las transiciones en que:
- A) Las transiciones son mas rápidas que las animaciones siempre
- B) Las animaciones solo se aplican a la primera diapositiva de la presentación
- C) Las animaciones se aplican a elementos individuales dentro de una diapositiva (textos, imágenes, gráficos), mientras que las transiciones se aplican al cambio entre diapositivas
- D) Las animaciones y transiciones son exactamente lo mismo
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática
En una base de datos de Microsoft Access o software equivalente, una macro es un objeto que permite:
- A) Almacenar datos en formato comprimido para ahorrar espacio en disco
- B) Crear relaciones entre tablas de forma automática
- C) Generar copias de seguridad programadas de la base de datos
- D) Automatizar tareas repetitivas mediante la ejecución de una secuencia de acciones predefinidas sin necesidad de escribir código de programación
Referencia: Temario oficial Auxiliar Administrativo del Estado , Tema 25 - Ofimática

Test: Ofimática avanzada: bases de datos y presentaciones

Materia de estudio